経理キャリアUP

【調整業務が苦手でストレス】嫌いな調整業務の効率化のコツ5つ

サラリーマンとして働いていると、部門内・部門外・社外と相手先は様々ですが、調整業務は毎日発生します。

私も調整業務は面倒くさいので苦手意識があり失敗も沢山しました。そして、今でも調整業務は不毛な議論が多いので大嫌いです。

しかし、調整業務を経験するうちにコツを掴み、効率的に調整業務を終わらすことでストレスを最小限に抑えています。

この記事では、調整業務が苦手な方向けに、調整業務が上手くなるコツを紹介しています。 私は上場企業の経理部門で働いており、7~8割型が調整業務となります。その調整業務の経験を基にした、現場で実際に使えるコツなので、直ぐに貴方の調整業務にも使えるはずです。

では、纏めていきます。

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【前提】大企業は社内の調整業務が多い

大企業は経理に限らず社内の調整業務がとても多いです。

なぜなら、大企業は部門が多岐にわたるため会社全体の利益よりも各部門の利益を優先する傾向が強いです。なので、利害が対立して交渉に時間がかかります。

私は大企業も中小企業も勤務経験がありますが、大企業は中小企業と比較して社内の調整業務が多くて意思決定が遅いです。

また、外資企業やベンチャー企業も大企業と比較して社内の調整業務は少ないですよ。

なので、大企業に勤務している場合には調整業務から逃れられないので覚悟して調整業務のスキルを身につけましょう。

特に係長やアシスタントマネージャーなど管理職1歩手前の人材は実務から離れて調整業務がメインとなることが多いですよ。

係長やアシスタントマネージャーにおすすめな本→【プレイングマネージャーにおすすめの本5選】係長にも読んで欲しい書籍を紹介

【参考】大企業は調整業務のスキルがある人から出世する

特に大企業においては、調整業務が得意な人は出世します。

調整業務が得意な人は社内で認知度が高まるので、部内だけでなく役員からも評判が良くなりますよ。

なので、大企業で出世をしたい方は調整業務はMustで必要な技術ですね。

出世を目指す人におすすめな本→【出世したい人におすすめの本】社内の役員と部長に役立つ書籍を聞いてみた

【結論】調整業務を効率化するコツ5つ

調整業務 苦手

では、大企業で生き抜くために必須な調整業務のコツを解説をしていきますね。

まずは、箇条書きで纏めていきます。

  1. 調整業務を早期に完了するにはキーマンを最初に探す
  2. 関係部門が複数ある場合は会議を形式的な承認の場にする
  3. 調整する業務に関する知識は理解してから交渉する
  4. 辺報性の原理をフル活用する
  5. 交渉力を向上させる

では、一つ一つ解説をしていきますね。

①調整業務を早期に完了するにはキーマンを最初に探す

調整業務を早期に終わらせるには、承認権限者(キーマン)を探してキーマンに直接交渉するのが早いです。

承認権限がない方に交渉しても、回答を留保されて時間を無駄に消費します。相手の担当者にとってメリットがあることなら進むかもしれません。しかし、相手にメリットがなければ、他部門のために自分の上司の時間を取って真剣に承認を得ることはしません。

調整業務の内容によってキーマンは異なります。

係長レベル、課長レベル、部長レベル、役員レベル、社長レベルの全てにおいてキーマンに直接交渉するのが大事です。

役職が自分よりも2ランク格上だと、一人では交渉が難航すので、必ず直属の上司に間に入ってもらいましょう。例えば、貴方が課長の場合に、相手部門の役員と交渉する場合には自部門の役員と部長に同席して貰いましょう。役職が1ランク上程度あれば、基本的には一人で交渉できます。

具体的な交渉方法は、承認権限者と実務担当者に両方同席してもらい、実務担当者の意見をその場で反映して承認権限者の承認を取るのがおすすめです。

②関係部門が複数ある場合は会議を形式的な承認の場とする

調整業務というと大人数で集まって議論することをイメージされる方も多いかもしれませんが、大人数で議論すると意見が大量に出てきて纏まりません。

なので、会議は形式的な承認の場として設けますが、議論の場としては絶対に使ってはいけません。所謂、事前調整が必須です。

関係者が複数いる場合の調整方法は下記の流れです。

  1. 全ての関係部門のキーマンと直接交渉をして事前に大枠の合意形成を図る
  2. 大枠の合意形成が図れたら、全体の会議を開催する
  3. 会議で細分を詰めて最終的に正式な合意をする
  4. 議事録を展開して証拠を残す

会議は試験と同じで開催する前に勝負はほとんど決まっています。

いきなり会議を開催すると必ずと言っていいほど反対されます。人間は保守的なので新しいことに消極的です。いきなり提案されてもNOとしか言いません。

なので、事前調整して必ず大枠の合意をしてから全体会議を実施しましょう。

会議の進め方のコツ→【会議の進め方】上手いミーティングの進行のコツを具体的に解説

③調整する業務に関する知識は理解してから交渉する

調整業務をする時は、業務に関して最低限度の知識を持っていないといけません。

何故なら、調整する時は調整内容を専門分野でない関係者に分かりやすく説明しなくてはいけません。これは調整に関する内容を貴方が十分に理解していないと難しいです。

関係者は全員が貴方と同じレベルのスキルや知識を持っていないので、貴方が初心者でも分かる用語に置き換えて説明する必要があります。

誰にでも分かりやすく説明するのは、業務知識をしっかり理解していないと説明できません。

私が調整する時は、調整する項目に対して、最低限下記の事項を抑えておきます。

  • 調整が必要となった理由と背景
  • 調整前の業務フロー
  • 調整後の理想の業務フロー
  • 調整するメリットとデメリット
  • 金額インパクト
  • 調整完了までのスケジュール

業務内容にもよりますが、これらの回答が準備出来れば調整の交渉もスムーズになります。

調整業務にはお金(利益)に係ることが多いので、会計の勉強は全ての部門において勉強することをおすすめします。

下記の本は、会社の会計処理が簡単に理解できる本なので、1度目を通すと会計の全体像が理解できるのでおすすめです。 誰でも短時間で簡単に理解できるので、読んで損がない一冊。実際に具体例を出しながらの解説は非常にイメージが付きやすい。簿記に必要不可欠な知識であるBS,PLの基本的な事項が理解できる良書。会計のはじめの一歩としておすすめしたい。

会社の決算書を理解するのにおすすめな本→【決算書の読み方】が学べるおすすめの本5冊【分かりやすい書籍を経理が激選】

④【返報性の原理】をフル活用する

社内でも社外でも相手は人間です。なので、普段から付き合いのある相手の依頼は快く引き受けましょう。

貴方にも経験ありませんでしょうか。スーパーでウインナーの試食をして、買う予定がないのにそのウインナーを買ったこと。

貴方はスーパーに無料でウインナーを提供されたことにより恩を感じます。その恩に報いるためにウインナーを購入します。 これは【返報性の原理】に基づいたビジネスの一種です。

これは、仕事にも応用できます。相手から簡単な仕事を頼まれたら積極的に受注しましょう。

この積み重ねが、貴方からの大きな頼み事を聞いてくれる人間を増やします。

積極的に仕事を引き受けていれば、相手も貴方の仕事を引き受けてくれるので調整業務がやりやすくなりますよ。

但し、世の中【返報性の原理】が全く通用しない方がいます。相手を3回助けて、何もこちらの依頼を聞いて頂けなければ、ドライに接して問題ないです。無作為に受け続けても自分の仕事だけが増えるのは、本末転倒になってしまいます。

まずは、貴方からに何か与えてみませんか。【返報性の原理】で大きなリターンがあるかもしれませんよ。

仕事のお礼にちょっとしたお菓子をプレゼントするのも人間関係を円滑に進めるには有効ですよ。

おすすめのチョコレート→【勉強のお供のチョコレートにおすすめ8選】集中力が上がります

⑤交渉力を向上させる

交渉力があると調整業務も円滑に進みます。

交渉力がないと、相手に押し切られて調整しても貴方にだけ不利な結果になってしまいます。

正しい交渉術の知識を学んで、沢山交渉を経験することで自分なりの交渉術が身に付きます。

1番良い交渉の結果は、貴方と相手がWin-Winとなる落としどころを見つけることです。

貴方に有利過ぎても、次に協力を求めづらくなりますので落としどころが大切です。

WinーWinの関係を築きたい方におすすめの本があります。 入門と言いつつボリュームはあります。交渉について学んだことがある方には当たり前のことなのかもしれませんが、素人には知らない事がほとんどでした。交渉にも様々な手法があることを事前に知識として自分が持っているだけでも、十分に武器になります。

交渉力や折衝力が学べる本→【交渉力が身につくおすすめの本】折衝力を高めるのに役立つ書籍を紹介

【体験談】調整業務が向いていないと思った失敗談

調整業務を本格的に学ぶ前に私が失敗した事例を2つ紹介しますね。

まずは箇条書きで纏めていきます。

  1. キーマンを間違えてプロジェクトを遅延させた
  2. 議事録を発行せずに調整がなかったことになった

調整業務が上手くいかなかったときは調整業務が向いてないと思いました。しかし、コツを掴めば同じような失敗は起こらないので、少しだけ調整業務の勉強をしてみてくださいね。

では、一つ一つ解説をしていきますね。

キーマンを間違えて海外投資案件を一か月遅延させた

過去に勤め先で海外の会社を買収する計画がありました。

私は管理部門の代表として、買収後の経理体制の構築や買収先の帳簿の調査を担当していました。

買収先と合同して業務を行うので、何をするにも交渉が必要でした。私は相手の社長と交渉していましたが、要求した資料など全く提出されないので困り果てていました。

しかし、社長に承認権限がなくほとんどそこで話がストップしていました。

実は会長に承認権限があって全ては会長に交渉する必要があったことが判明しました。

結局プロジェクトの進行は、一か月程度遅延しました。このようにキーマンを間違えると、時間が無駄に過ぎて失敗してしまいます。

議事録を発行せずに調整業務が振り出しになった

議事録は面倒くさくても、合意形成をした証拠として発行することをおすすめします。

私は新人時代にある会議で議事録を作成しなかったことがありました。その後、会議で合意した内容に沿って、担当部門に業務を依頼したら合意していないと言われ、再度調整をした苦い経験があります。

勿論、議事録を発行していない私が悪いのですが、とても悔しかったです。

なので、証拠は絶対に残しましょう。

【参考】自分の適職を科学的に調べてみる

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価値観診断の分析方法→【自分の価値観の見つけ方】仕事の価値観診断で働きやすい会社も分かる

【参考】調整業務ばかりで【つまらない】なら転職を検討をしてみる

調整業務がつまらない人にとっては、毎日調整業務が沢山あるのは苦痛だと思います。

コツを掴んでも、調整業務は面倒くさいことには変わりありません。

なので、調整業務が少ないベンチャー企業や外資企業への転職も検討をしてみてはいかがでしょうか。

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調整業務が苦手な場合の対策 纏め

調整業務は相手がいるので思い通りにいかないことが多いです。

しかし、コツを掴むと上手く調整できるようになっていきます。

独学よりも本や先輩の真似をして、徐々に自分なりのアレンジを入れるのが上手くなる1番の近道です。

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  • この記事を書いた人
星のおじさん

星のおじさん

【上場企業!IFRS!経理大好き!】【資格】税理士試験4科目合格(簿・財・法・消)TOEIC800点以上 【経歴】経理未経験→6年後に海外駐在(経営企画系統)【転職】20代:2回 【一言】税理士を目指したら海外で働くことになりました|会計の専門書マニアです(笑)

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