総務は仕事に庶務や雑用が含まれるので誰でもできると勘違いされますが、本気で総務キャリアを極めようとすると奥が深い職種です。
また、ほとんどの会社に総務は置かれていることから、総務が会社に不要であることはありません。
総務はコミュニケーション能力は勿論、労務や設備保全、BCPに至るまで広範囲で専門知識が必要とされる職種でもあります。
この記事では、総務に求められる能力を知りたい人に向けて、総務で求められる能力を解説します。現役の総務管理職が実際の現場の経験に基づいて解説しますのでお役に立てるかと思います。
では、纏めていきます。
【前提】総務は誰でもできる？総務は無能の集まりなの？→一理ある
総務は誰でもできるの？無能の集まりなの？と質問を受けることが多々あります。
正直に言うと一理ありますが、単純に総務の仕事が簡単だから総務ではなく会社の戦略として無能を総務を集めています。
会社が総務に無能（仕事が出来ない人）を集める主な理由は下記の通りです。
- 事業部に無能を配属すると事業部の本当の成績が分からない（事業部から総務に配属して要員カウントをしないため）
- 総務の仕事には雑務・庶務があるので無能（仕事が出来ない人）にも仕事を与えやすい
- 戦力として期待できない社員に単純作業を任せて自主的に退職して欲しい
- 総務部門の管理職は無能（仕事が出来ない人）や問題社員の扱いに慣れている
例えば、３０代や４０代で技術部門から突然総務に配属された場合には、何か問題がある社員である可能性が高いです。
逆に新卒や中途採用で総務に配属された人は【わざわざ】総務が必要として採用しているので、総務で将来を期待されている可能性が高いです。
なので、総務は仕事ができる人とできない人の差が激しい部門となります。
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【結論】総務に求められる能力５つ
では、早速ですが総務に求められる能力を解説していきます。
まずは、箇条書きベースで紹介しますね。
- 総務に関係する法令への基本的な知識
- マーケティング能力
- 安全衛生に関する知識
- 環境に関係する知識
- ストレス耐性
では、纏めていきます。
① 総務に関係する法令への基本的な知識
総務は業務の幅が広いので全ての範囲の専門家となるのは難しのが現状です。
しかし、専門家に相談する程度の基礎知識や【何が】問題点なのかに気が付く程度の基礎知識は必ず必要となります。
特に問題点に気がつかずに対処すると、後々に法令違反をしていたり訴訟に発展するなど大問題が生じることになりますよ。
なので、総務に関係する基礎的な法令の知識は必ず身につけておきましょう。
総務関係で１番よく使うのは労務に関する法律なので、労務関係の本は１度目を通しておくのがおすすめです。
労務の勉強となる本→【労務の勉強におすすめな本５選】労務管理も学べる書籍を紹介
② マーケティング能力
営業ではないからマーケティング能力など必要ない！と思うかたが大半ではないでしょうか。
【対消費者】向けのマーケティングを行う必要はありませんが、【対従業員】向けにマーケティングの考え方を応用することは総務に重要となります。
具体的に解説をすると
- 対消費者：「消費者の欲求（ニーズ）を知り，消費者が満足するものを生み出し，それを提供すること」
- 対従業員：「従業員の欲求（ニーズ）を知り，従業員が満足するものを生み出し，それを提供すること」
従業員満足度が高い企業は、【対従業員】向けのマーケティングが上手く機能をしています。
例えば、マーケティングの手法は下記の通り総務の業務に応用できます。
- 従業員のアンケート調査を実施する
- アンケート調査を分析をして食堂への満足度が低いと判明する
- 食堂のメニューを増やして従業員に改善内容をアピールする
- 改善後に再度アンケート調査を実施して施策の効果を検証する
総務は従業員満足度を高めるための施策を常に求められるので、マーケティングの手法は知っておくと仕事で役立ちますよ。
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③ 安全衛生に関する知識
総務は労働災害が発生しないような仕組みを考えることも重要な仕事となります。
特にメーカーなど自社工場を持つ企業では、工場で災害が発生をしやすく労働災害が発生すると大きな損害が生じますよ。
なので、総務は災害を未然に防ぐために様々なルールを作成したり、法令が遵守されているかを確認する必要があります。
安全衛生に関する基礎知識は総務で働く上で必ず必要となるので、勉強をしておいて損はありませんよ。
＜安全衛生が学べる本＞
労働安全衛生法が学べる本→【労働安全衛生法の勉強におすすめな本３選】初心者に分かりやすい書籍を紹介
④ 環境に関する知識
総務は環境に配慮した事業環境を整えることも求められます。
例えば、事業で排出するゴミを少なくしたり、使用電力量を削減したり、各種環境に関連する法令の遵守などの管理をします。
近年、政府主導で環境への取り組みがクローズアップされているので、環境問題に企業レベルで取り組む企業が増えています。
特にESGの知識は環境問題に取り組みために、必要不可欠となりますので総務の担当であれば知っておいても損はありませんよ。
ESGの勉強になる本→【ESGの勉強におすすめ本５選】現役担当者がESG投資にも役に立つ書籍を紹介
⑤ ストレス耐性
総務には日々何らかの意見や要望が寄せられます。
例えば、
- 社内規定が曖昧だから直ぐに修正しろ
- Aさんの勤務態度が不真面目だから注意しろ
- 社内イベントについての意見
- 福利厚生が足りない
- 食堂がまずい
挙げれば切りがないですが、多種多様な意見が来るたび調査をして回答をする必要があります。
会社を良くしたいと本気で思って寄せられる意見を反映して、実際に改善したときは全社で表彰されたりやりがいがある場面もあります。しかし、時には無茶苦茶な要求でクレームに近いと感じるものすらありますが、総務の立場上とりあえず意見を聞く必要がありますよ。
アルバイトなどで理不尽なクレームを受けても受け流すことも才能の１つです。
ストレス耐性が高い人は総務に適任と言えますよ。
怒りをコントロールするにはアンガーマネジメントがおすすめです→【アンガーマネジメントのおすすめ本５選】仕事や育児に役立つ書籍を紹介
【参考】総務に向いているかを科学的に調べてみる
総務に向いているか気になったら、科学的に適職診断をしてみてはいかがでしょうか。
選択式の質問に答えるだけで、科学的な根拠に基づいて貴方の適職を診断してくれるプログラムがあります。
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具体例を見て頂いた方が分かりやすいかと思いますので、私の結果を貼り付けます。
適職診断で使うのは、【職務適性】です。
実際に職務適性を見ると、経理が９と出ています。私自身も経理にとても向いていると考えていますので、分析の精度の高さが伺えます。
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仕事の価値観診断の纏め→【仕事の価値観の無料診断】転職の成功には適性を知るのが大事な理由
総務に求められる能力の纏め
総務は誰にもできるように見えて広く様々な知識が要求される部門です。
事務と総務を混同される人もいますが、明らかに総務が幅広く仕事をしなければなりません。
総務はスキルをマスターして実務経験を積めば高年収で転職もできる職種ですよ。
