経営企画や営業を始めとしてバックオフィスで勤務をしている人は資料作成の機会が多いのではないでしょうか。
私も社内会議や社外会議のために年間１００件以上の資料をチェック又は作成をしています。
資料作成は答えがなく難しいイメージがありますが、型を身につければ時間がかからずに作成することができますよ
この記事では、資料作成の作り方に悩んでいる方に向けて、資料作成のコツが学べる本を紹介します。実際に営業、経理、海外駐在での資料作成に使った本なので現場で使える知識が詰まっていますよ。
では、纏めていきます。
目次
【前提】見やすい資料には共通点がある
本を紹介する前に、まずは見やすい資料の共通点を紹介しますね。
ゴールとなる資料の完成像が理解できれば、学ぶべきことも明確になりますよね。
見やすい資料のポイントは５つです。
- 文字は少なくする
- 図とグラフ、表を多様する
- 結論（言いたいこと）を１文で記載する
- 色は３色程度にする
- ストーリー（説明の順番）を意識する
１番のポイントは文字を少なくすることです。文字が長すぎると偉い人は基本的に読みません。
なので、図やグラフ、表を使って視覚で説明するのが重要となりますよ。
【おすすめ】資料作成が上手くなる本５選
では、おすすめ書籍を纏めていきます。
まずは箇条書きで紹介します。
- 世界で一番やさしい 資料作りの教科書
- 伝わるデザインの基本 増補改訂3版 よい資料を作るためのレイアウトのルール
- 一生使えるプレゼン上手の資料作成入門
- PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則
- Excel 最強の教科書[完全版] 【2nd Edition】
では、一つ一つ解説していきますね。
【入門者向け】世界で一番やさしい 資料作りの教科書
＜内容＞
資料作りのテクニックではなく、資料作りの基本的な考え方（本質）を紹介しています。本書を読めば資料作りの目的や意味が学べますよ。
＜オススメポイント＞
資料作りにはデザインなどのテクニックも大事ですが、テクニック以上に相手に伝える力（コミュニケーション能力）が必要となります。資料作成は何のためにするのかの本質から学びたい方にはおすすめの本です。
コミュニケーション能力が学べる本→【交渉力が身につくおすすめの本】折衝力を高めるのに役立つ書籍を紹介
【実務者向け】伝わるデザインの基本 増補改訂3版 よい資料を作るためのレイアウトのルール
＜内容＞
デザインの基本ルールを解説しています。本書で詳しく解説する基本ルールをマスターすれば、Word やPowerPoint であっても、読みやすく伝わりやすい、そして見違えるほどかっこいい資料が作れるようになりますよ。
＜オススメポイント＞
私は学生時代に美術の成績が最低だったので、資料の見栄えが悪いと考えていました。しかし、本書を読んでデザインにも原則があり、ルール通りに作りことにより評判が良い資料を作ることが可能になりました。デザインを理論的に学びたい方にはおすすめの本です。
【実務者向け】一生使えるプレゼン上手の資料作成入門
＜内容＞
本書の最大の特徴は、ほとんどのページに見開きでBEFORE→AFTERの作例を掲載していることです。実務に即したシーンを想定した作例を見ながら、どうすれば相手に伝わる資料になるのかを直感的に理解することができます。
＜オススメポイント＞
ダメな資料と良い資料の比較がされているので、自分で資料を作成した時にダメな資料と良い資料の判別がつきやすいです。実際にサンプルを見ながら資料作成をしたい方におすすめな本です。
【上級者向け】 PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則
＜内容＞
コンサルの作成する資料に共通するルールを抜き出し、「154個の原則」にまとめました。これらの原則を学ぶことで、誰もが外資系コンサルタントのような洗練された資料を早く作ることができます。
＜オススメポイント＞
ロジカルシンキング思考をパワーポイントに落とし込む方法を解説しています。内容は濃く勉強になる情報が詰まっていますが、入門者向けではありません。管理職クラスやコンサルティング系統の方々におすすめの本となります。
【参考】Excel 最強の教科書[完全版] 【2nd Edition】
＜内容＞
作業効率を劇的に改善できる時短ワザから、ワンランク上のデータ集計・分析テクニックまで、さまざまな用途で使えるプロ技を厳選。資料作成に欠かせないグラフ機能も学べます。
＜オススメポイント＞
資料作成にはExcelのスキルが欠かさないです。データを集計した表を作成、視覚に訴えるためにグラフを作成したりとExcelのスキルがないと資料は上手く早く作れませんのでExcelに不安がある方にはおすすめ本です。
Excelのスキルが学べる本→【経理で使うExcelが学べる本５選】エクセルで業務効率化を狙える書籍を紹介
【参考】自分の適職を科学的に調べてみる
自分の適職が気になったら、科学的に適職診断をしてみてはいかがでしょうか。
選択式の質問に答えるだけで、科学的な根拠に基づいて貴方の適職を診断してくれるコンピテンシー診断をミイダスが提供しています。
自分の適職や上司との相性が分かって面白いですよ。
貴方の選択した回答に基づいて、適職診断を自動で行ってくれる仕組みです。所要時間は約３０分程度なので気軽に行えます。結果を見て頂ければ分かりますが、詳細に性格や職務適性を分析してくれます。無料なので気軽に試せるのでおすすめです。
具体例を見て頂いた方が分かりやすいかと思いますので、私の結果を貼り付けます。
適職診断で使うのは、【職務適性】です。
実際に職務適性を見ると、経理が９と出ています。私自身も経理にとても向いていると考えていますので、分析の精度の高さが伺えます。
※無料登録によりコンピテンシー診断が可能となります。
適職診断については下記の記事でも纏めていますので良かったら見てくださいね。
【仕事の価値観の無料診断】転職の成功には適性を知るのが大事な理由
資料作成が上手くなるおすすめの本の纏め
資料作成は答えがないと思われがちですが、ルールを学べば誰でも見やすい資料が作成できますよ。
資料作成のルールのコツを学べば、上司からの修正も少なくなり作成にかかる時間も減ります。
数回ルールを意識をしながら作成をすれば、その後は自然と見やすい資料が作れるようになりますよ。
私の１番のオススメは【一生使えるプレゼン上手の資料作成入門】です。新入社員が読んでも分かりやすく資料作成のコツが具体例をベースに解説されているので誰でもおすすめのできますよ。 気になった方は Kindle Unlimited で無料で読んでみて下さいね。
本が無料で読めるAmazonのサービスは下記の記事で纏めていますので良かったら見て下さいね。
【３０日間は本を無料で読める】Amazonの電子書籍サービス３つを比較
