経理キャリアUP

【会議の進め方】効率的なミーティングを行うコツを紹介【司会や議長になっても安心】

会議の進行に慣れていない場合に、会議の司会や進行を任されると上手くできるか不安に思いますよね。

私は新入社員の頃に会議の進行を任されたときは、不安で上司や本から勉強してノウハウを学びました。

しかし、一度会議の進行のコツを掴んでしまえば、サラリーマン生活が快適になります。

この記事では、会議の進め方に迷っている方向けに、ミーティングの進行のコツを解説します。私は経理部なので関係部門と調整することが多く、毎月15件程度は司会をしています。なので、実体験を基に役立つコツをお伝えします。

では、纏めていきます。

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【前提】会議の準備・進行・フォローの流れを意識する

会議を運営する場合に意識したいのが、会議には3つの段階があることです。

※部内の小規模な会議の場合には、2.会議の進行の箇所を参照してください。

  1. 会議の準備
  2. 会議の進行
  3. 会議の宿題事項のフォロー

会議の進行を上手く行い、会議を実施した成果を出すには3つの段階で必要な準備をすることが必要となります。

そして1番大事なのが、会議の準備です。

なぜなら、会議の資料準備や事前調整が済んでいれば、会議の進行も資料に沿って進めるだけなので上手くいきます。

会議はコストが掛かることを意識する

会議は参加者の人件費や旅費交通費など、開催するには費用が発生します。

なので、会議を開催するときは、成果を出すことを意識する必要があります。

成果とは契約を受注して利益を上げるだけでなく、例えば…

  • プロジェクト進捗状況の確認と問題の解決
  • 品質不具合の対策の決定
  • 予算案の決定

上記事項も会社の運営に必要な施策なので立派な成果です。

会議を開催するときは、成果は何かを意識して進行すれば、会議の目標の達成から大きく議論がずれることはありません。

成果を意識するだけで、何も決まらない会議になる可能性が低くなります。

【会議の準備編】効率的なミーティングを行うための準備4つ

まずは、会議の準備でやるべきことを4つ解説しますね。

  1. アジェンダの作成
  2. 出席者の明確化
  3. 議題の事前調整
  4. 資料の事前配布

複数の部門で会議する場合には、上記4つを順番に行っていくと上手くいきます。

では、纏めていきます。

①アジェンダの作成と資料の配布

アジェンダの作成目的は下記の通りです。

  • 参加者と会議のゴールの目的の共有
  • 議論する内容の明確化
  • 資料作成部門の担当の明確化

アジェンダがないと、会議のゴールが不明確で議論が迷走します。

なので、参加者で事前に会議のゴールを明確に共有するとともに、関係部門にやって欲しいことを伝えて当事者意識を持ってもらいます。

<アジェンダの具体例>

例えば、業績報告の会議であれば下記のアジェンダを共有します。

議題担当時間
本会議の目的経理部5分
2021年度の損益報告経理部10分
予実差異の要因の分析各事業部10分
監査指摘の状況経理部10分
2022年度の予算案経営企画部10分
質疑応答5分
総括役員5分

議題と担当を明確にすることで、関係部門に責任を持って報告をしてもらいましょう。

本会議の目的では、その会議で皆に承認して欲しいことを記載します。例えば、業績報告であれば本年度の業績と来期の予算の承認を役員と関係部門に承認して欲しい旨を記載すればOKです。

アジェンダがあれば、論点がずれた時にアジェンダに戻れるので上手くまとまります。

②出席者の明確化

アジェンダを作成すると、議題が明確になりますよね。

その議題の関係者に出席を求めれば、問題ありません。

注意点は必ず承認権限がある管理職を巻き込むことです。

承認権限がないと持ち帰って相談しますと言われて、もう一度会議を開くことになります。

③議題の事前調整

会議は基本的に承認を形式的に求める場との位置付けです。

特に役員や部長級から承認を貰う場合には、会議の場で初めて議題を話すと炎上することが多いです。

なので、事前に揉めそうな議題は関係部門の部長クラスと調整をして、大まかな方向性は合意しておく必要があります。

交渉力や折衝力が学べる本→【交渉力が身につくおすすめの本】折衝力を高めるのに役立つ書籍を紹介

④資料の事前配布

関係部門から資料を集めて会議前に関係部門に展開すると、事前に確認できるのでスムーズに会議が進みます。

例えば、

  1. アジェンダの展開(会議開催7日前)
  2. 関係部門から資料を収集(会議開催5日前)
  3. 関係部門に資料を展開(会議開催3日前)
  4. 会議開催

【会議の当日編】効率的なミーティングの当日の流れ10個

会議 進め方

会議の当日の流れは下記の通り進めると、大きな混乱は起きません。

  1. 定刻になりましたので会議を開始します
  2. 出席者の確認(特に承認権限のある人が出席しているか)
  3. アジェンダの確認
  4. 会議の目的を共有
  5. 各アジェンダの報告
  6. 各アジェンダごとに質疑応答
  7. 全体を通して質疑応答があるか
  8. 役員括
  9. 簡易版の議事録を全員で確認
  10. 次回開催日程の確認(次の会議の開催の必要があれば)

基本的にアジェンダ通りに進行をしていれば、スムーズに会議は進みます。

ポイントは時間配分です。各議題で目安とした時間配分を超えていたら、その旨を伝えて議題の纏めに入りましょう。話が長い人は議論が永遠に終わらないので、議題ごとに時間管理する必要があります。

【お時間が押しているので】と伝えれば、他の出席者も味方になって纏めるのを手伝ってくれますよ。

会議進行の具体的な方法は下記の本で学べますので、良かったら読んでみてくださいね。

<世界で一番やさしい会議の教科書>

【参考】簡易版の議事録は会議中に作成する

会議で決まったことの認識に間違いがないように、会議中に議事録を作成して最後に確認をしましょう。

簡易版で内容を確認してもらい、会議後に体裁を整えて正式版を関係部門に発信するイメージです。

<議事録の具体例>

項目担当部門期限
8月の北海道工場の労務費が予算と比較して増加している要因の詳細を教えてください。北海道事業部9月1日
8月の売上が急激に増加した要因の詳細を教えてください。営業9月1日
監査指摘を受けた箇所の再発防止策を教えてください。経理9月1日

ポイントは担当部門と期限を明確にしておけば、議事録の作成が楽になりますよ。

また、皆がいる場面で内容を合意すれば、責任の所在が明確になりますので後で揉めません。

議事録の書き方は下記の本で学べますので、良かったら読んでみてくださいね。

<[ポイント図解]報告書・レポート・議事録が面白いほど書ける本>

【会議のフォロー編】効率的なミーティング後にすべきこと3つ

会議が終わった後にアフターフォローを行うと、関係部門から貴方の評価は急上昇します。

下記の3つの順番でアフターフォローを行いましょう。

  1. 議事録の発行
  2. 関係部門から宿題事項の刈り取り
  3. 宿題事項の回答を関係部門に発信(宿題事項の担当部門からでもOK)

宿題事項の刈り取りが完成して初めて会議がクローズしたことになります。

議事録を発行した後に、不意に役員から進捗状況を聞かれることがあるので最後まで気を抜かずやりましょう。

【参考】会議が面倒と感じたら自分の適職を科学的に調べてみる

自分の適職が何か気になったら、科学的に適職診断をしてみてはいかがでしょうか。

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具体例を見て頂いた方が分かりやすいかと思いますので、私の結果を貼り付けます。

ミイダス コンピテンシー診断
※クリックすると拡大できます

適職診断で使うのは、【職務適性】です。

実際に職務適性を見ると、経理が9と出ています。私自身も経理にとても向いていると考えていますので、分析の精度の高さが伺えます。

※無料登録によりコンピテンシー診断が可能となります。

適職診断については下記の記事でも纏めていますので良かったら見てくださいね。

【仕事の価値観の無料診断】転職の成功には適性を知るのが大事な理由

効率的なミーティングを行うコツの纏め

会議の進行や主催は、慣れるまでは重労働です。

周りに気を遣うことも多く、気疲れをします。

しかし、コツを掴めば慣れて楽になるので早めに自分なりの型を身につけることをお勧めします。

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星のおじさん

星のおじさん

【上場企業!IFRS!経理大好き!】【資格】税理士試験4科目合格(簿・財・法・消)TOEIC800点以上 【経歴】経理未経験→6年後に海外駐在(経営企画系統)【転職】20代:2回 【一言】税理士を目指したら海外で働くことになりました|会計の専門書マニアです(笑)

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